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Automatisation et agentsMis à jour le

Qu'est-ce que la synchronisation CRM ?

La synchronisation CRM consiste à maintenir automatiquement à jour les données du logiciel de gestion de la relation client (CRM) avec les autres outils de l'entreprise : messagerie, agenda, formulaires, facturation, prospection.

Aussi appelé : synchro CRM, intégration CRM, CRM sync, mise à jour du CRM

En clair

Après chaque rendez-vous, un consultant devait recopier ses notes et la date de relance dans le CRM. Avec une synchronisation, le compte-rendu est rédigé automatiquement à partir de la réunion, rattaché à la fiche du client et la relance est créée dans l'agenda. Le CRM reste à jour sans ressaisie.

Comment ça marche

Le CRM comme référence

Le CRM (logiciel de gestion de la relation client) centralise les contacts, les entreprises et les affaires. La synchronisation le relie aux outils où naissent les informations : formulaires du site, messagerie, agenda, outil de facturation.

Par API ou par webhook

Un workflow lit et écrit dans le CRM grâce à son API. Les changements peuvent être captés en temps réel par webhook, ou relevés à intervalles réguliers.

Des règles claires

Une bonne synchronisation définit, pour chaque champ, l'outil qui fait foi, le sens de la mise à jour et la façon de traiter les doublons. Sans ces règles, deux outils peuvent s'écraser mutuellement leurs données.

À ne pas confondre avec

Synchronisation CRM et les termes voisins
Terme voisinSa définitionLa différence
ETL (extraire, transformer, charger)Un ETL (extract, transform, load) est un processus qui extrait des données de plusieurs sources, les nettoie et les harmonise, puis les charge dans un outil cible, comme un tableau de bord ou un entrepôt de données.Un ETL déplace et transforme des données, souvent en lot, vers un outil d'analyse. La synchronisation CRM garde des fiches clients cohérentes entre plusieurs outils, souvent en continu et dans les deux sens.
IntégrationUne intégration est la connexion entre deux logiciels qui leur permet d'échanger des données ou de déclencher des actions l'un chez l'autre, le plus souvent par leurs API ou par un connecteur prêt à l'emploi.L'intégration est la connexion technique entre deux logiciels. La synchronisation CRM est un usage de cette connexion : garder les mêmes données à jour partout.
  • API (interface de programmation)Une API, ou interface de programmation d'application, est une porte d'entrée normalisée qu'un logiciel ouvre à d'autres logiciels pour leur permettre de lire ou d'écrire ses données et de déclencher ses fonctions, sans passer par l'écran.
  • IntégrationUne intégration est la connexion entre deux logiciels qui leur permet d'échanger des données ou de déclencher des actions l'un chez l'autre, le plus souvent par leurs API ou par un connecteur prêt à l'emploi.
  • ETL (extraire, transformer, charger)Un ETL (extract, transform, load) est un processus qui extrait des données de plusieurs sources, les nettoie et les harmonise, puis les charge dans un outil cible, comme un tableau de bord ou un entrepôt de données.
  • WebhookUn webhook est une adresse web qu'un logiciel appelle automatiquement pour envoyer des données à un autre dès qu'un événement se produit, par exemple un paiement reçu ou un formulaire rempli, sans attendre qu'on les lui demande.
  • WorkflowUn workflow, ou flux de travail, est l'enchaînement des étapes d'un processus ; en automatisation, c'est la suite d'opérations qu'un outil exécute seul, d'un déclencheur à des actions reliées entre elles.

Pour aller plus loin

Questions fréquentes

Quelles données synchroniser en priorité ?

Celles que les commerciaux ressaisissent le plus : nouveaux contacts issus des formulaires, échanges e-mail, rendez-vous, comptes-rendus et étapes des affaires en cours.

Comment éviter les doublons ?

En choisissant une clé unique (l'adresse e-mail, le numéro SIREN), en vérifiant l'existence d'une fiche avant d'en créer une, et en désignant l'outil qui fait foi pour chaque type de donnée.

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